Egzemplarz obowiązkowy: komu, ile i do kiedy wysłać książkę
Dwa czy siedemnaście egzemplarzy, adresy piętnastu bibliotek, terminy 5 i 14 dni oraz bezpłatna wysyłka. Wszystko sprawdzone w ustawie i na stronie Biblioteki Narodowej.
Każdy, kto wydaje w Polsce książkę, oddaje kilka egzemplarzy bibliotekom. Dotyczy to wydawnictwa, fundacji i autora, który wydaje sam. Poniżej masz liczby, adresy, terminy i sposób wysyłki, sprawdzone w ustawie, w rozporządzeniu i na stronie Biblioteki Narodowej.
W skrócie
Nakład do 100 egzemplarzy: wysyłasz 2 egzemplarze, po jednym do Biblioteki Narodowej i Biblioteki Jagiellońskiej. Nakład powyżej 100: wysyłasz 17 egzemplarzy do 15 bibliotek. Bibliotece Narodowej oddajesz je w ciągu 5 dni od zakończenia druku, pozostałym w ciągu 14 dni. List i paczka ekonomiczna Poczty Polskiej z egzemplarzem obowiązkowym są zwolnione z opłat.
Czym jest egzemplarz obowiązkowy
Egzemplarz obowiązkowy to egzemplarz publikacji, który wydawca przekazuje wskazanym bibliotekom nieodpłatnie. Tak powstaje pełny zbiór polskiego dorobku wydawniczego. Biblioteka Narodowa i Biblioteka Jagiellońska jeden ze swoich egzemplarzy archiwizują wieczyście (art. 5 ust. 4 ustawy).
Obowiązek wynika z ustawy z 7 listopada 1996 r. o obowiązkowych egzemplarzach bibliotecznych, której tekst jednolity ogłoszono w Dz.U. z 2018 r. poz. 545. Listę bibliotek, liczbę egzemplarzy i terminy podaje rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z 6 marca 1997 r. (Dz.U. Nr 29, poz. 161).
Kogo dotyczy
Obowiązek ma wydawca. Ustawa rozumie go szeroko: to osoba prawna, jednostka organizacyjna albo osoba fizyczna, która na terenie Polski publikuje dzieła (art. 2 ust. 1). Za wydawcę uważa się tego, czyje imię i nazwisko lub nazwa stoi w tej roli na egzemplarzach.
Jeśli wydajesz książkę sam i na stronie redakcyjnej podajesz siebie jako wydawcę, egzemplarze obowiązkowe wysyłasz Ty. Drukarnia robi to tylko wtedy, gdy drukuje w Polsce dla wydawcy zagranicznego (art. 3 ust. 2).
Obowiązek nie zależy od numeru ISBN. Należy się od każdej publikacji, którą udostępniasz publicznie (art. 3 ust. 1), z numerem albo bez. Czym jest sam numer, wyjaśniamy we wpisie o ISBN.
Ile egzemplarzy i komu
Liczbę egzemplarzy wyznacza nakład. Próg stoi w załączniku nr 1 do rozporządzenia, a Biblioteka Narodowa podaje go na stronie Liczba egzemplarzy obowiązkowych.
| Nakład | Ile egzemplarzy | Komu |
|---|---|---|
| do 100 egzemplarzy | 2 | Biblioteka Narodowa 1, Biblioteka Jagiellońska 1 |
| powyżej 100 egzemplarzy | 17 | Biblioteka Narodowa 2, Biblioteka Jagiellońska 2, 13 bibliotek po 1 |
Lista bibliotek przy nakładzie powyżej 100
| Biblioteka | Adres | Egz. |
|---|---|---|
| Biblioteka Narodowa | al. Niepodległości 213, 02-086 Warszawa | 2 |
| Biblioteka Jagiellońska | al. Mickiewicza 22, 30-059 Kraków | 2 |
| Biblioteka Uniwersytecka w Warszawie | ul. Dobra 56/66, 00-312 Warszawa | 1 |
| Biblioteka Publiczna m.st. Warszawy | ul. Koszykowa 26/28, 00-950 Warszawa, skr. poczt. 365 | 1 |
| Biblioteka Główna UMCS | ul. Idziego Radziszewskiego 11, 20-031 Lublin | 1 |
| Biblioteka Uniwersytecka KUL | ul. F. Chopina 27, 20-023 Lublin | 1 |
| Biblioteka Uniwersytecka w Łodzi | ul. Jana Matejki 32/38, 90-237 Łódź | 1 |
| Biblioteka Uniwersytecka w Toruniu | ul. Gagarina 13, 87-100 Toruń | 1 |
| Biblioteka Uniwersytecka w Poznaniu | ul. Ratajczaka 38/40, 61-816 Poznań | 1 |
| Biblioteka Uniwersytecka we Wrocławiu | ul. Fryderyka Joliot-Curie 12, 50-383 Wrocław | 1 |
| Biblioteka Śląska | pl. Rady Europy 1, 40-021 Katowice | 1 |
| Książnica Pomorska | ul. Podgórna 15/16, 70-205 Szczecin | 1 |
| Biblioteka Główna Uniwersytetu Gdańskiego | ul. Wita Stwosza 53, 80-308 Gdańsk | 1 |
| Biblioteka Główna Uniwersytetu Opolskiego | ul. Strzelców Bytomskich 2, 45-084 Opole | 1 |
| Książnica Podlaska | ul. M. Skłodowskiej-Curie 14A, 15-097 Białystok | 1 |
Każdą przesyłkę wysyłasz sam. Biblioteka Narodowa zaznacza na swojej stronie, że nie rozsyła egzemplarzy należnych innym bibliotekom.
Ten sam tytuł w dwóch oprawach
Jeśli wydajesz ten sam tytuł w różnych standardach edytorskich, egzemplarze obowiązkowe wysyłasz z wersji o najwyższym standardzie (art. 3 ust. 4). Polska Izba Książki podaje przykład: przy wydaniu w oprawie twardej i broszurowej wysyłasz twardą.
Terminy wysyłki
Terminy podaje § 2 rozporządzenia. Bibliotece Narodowej przekazujesz egzemplarze w ciągu 5 dni, a pozostałym bibliotekom w ciągu 14 dni od zakończenia procesu produkcji publikacji. Termin liczy się od gotowego nakładu, a nie od premiery ani od pierwszej sprzedaży.
Paczka z nakładem jedzie do Ciebie jeszcze dzień albo dwa, a termin już biegnie. Koperty, wykazy i adresy przygotuj, zanim nakład wyjedzie z drukarni. Przy 17 egzemplarzach to 15 osobnych przesyłek.
Jak wysłać i czy wysyłka jest płatna
- Do każdej przesyłki dołącz wykaz publikacji w dwóch egzemplarzach. Biblioteka zatrzymuje jeden, a drugi odsyła z pieczęcią i podpisem jako potwierdzenie odbioru (§ 4 ust. 1). Gotowy formularz „Wykaz publikacji” jest na stronie BN dla wydawców.
- Jeśli w książce nie podajesz wysokości nakładu, wpisz ją w wykazie dla Biblioteki Narodowej (§ 4 ust. 2). BN używa tej liczby tylko do statystyki i traktuje ją jako poufną.
- Przesyłkę do BN zaadresuj: Biblioteka Narodowa, Kancelaria, al. Niepodległości 213, 02-086 Warszawa, z dopiskiem „Egzemplarz obowiązkowy”. Możesz też zanieść egzemplarze osobiście, do pokoju 283.
- Nadaj przesyłkę w Poczcie Polskiej jako list ekonomiczny albo paczkę ekonomiczną. W miejscu znaczka napisz: „EGZEMPLARZ OBOWIĄZKOWY ZWOLNIONY Z OPŁATY POCZTOWEJ”.
Zwolnienie z opłat daje art. 7 ustawy: do wysokości najniższej opłaty za przesyłkę, która nie jest najszybszej kategorii, u operatora wyznaczonego. Według informacji BN o opłacie pocztowej obejmuje to list ekonomiczny do 2 kg i paczkę ekonomiczną do 10 kg. Za kuriera albo szybszą usługę płacisz sam.
Jeden egzemplarz trafi do archiwum na zawsze, więc zapakuj go jak do klienta: sztywna koperta z folią bąbelkową albo karton bez luzu, żeby narożniki nie zgniotły się w sortowni.
Dodruk, nowe wydanie i e-book
Dodruk
Dodruk to nowy nakład bez zmian w treści i formie, poza poprawieniem błędów drukarskich. Nie dostaje nowego ISBN, co Biblioteka Narodowa wyjaśnia w zasadach nadawania ISBN, za normą ISO 9707. Polska Izba Książki w informacji o egzemplarzu obowiązkowym podaje, że dodruki nie podlegają temu obowiązkowi. Ustawa wymienia wprost kolejne wydania, wydania bibliofilskie i reprinty (art. 3 ust. 3), a dodruku na tej liście nie ma.
Nowe wydanie
Wydanie ze zmianami w treści albo w kompozycji to wznowienie. Dostaje nowy ISBN i idzie do bibliotek jak nowa książka, bo ustawa obejmuje kolejne wydania tego samego dzieła (art. 3 ust. 3 pkt 1).
E-book
Ustawa obejmuje publikacje zapisane na informatycznych nośnikach danych (art. 2 ust. 2 pkt 4). E-booki w postaci plików Biblioteka Narodowa przyjmuje przez Repozytorium Cyfrowe w usłudze POLONA dla Wydawców. Konto zakładasz po kontakcie z adresem e-wydawcy@bn.org.pl.
Wydanie prywatne i rodzinne
Ustawa zwalnia z obowiązku druki przeznaczone do użytku osobistego (art. 4 ust. 1 pkt 4). Zwalnia też druki do użytku wewnętrznego organizacji, jeśli takie przeznaczenie ustalono przed drukiem (art. 4 ust. 1 pkt 1).
Wspomnienia rodzinne wydrukowane w kilkunastu egzemplarzach dla bliskich, bez sprzedaży i bez publicznego udostępniania, zwykle mieszczą się w tym wyjątku. Gdy książka ma ISBN, trafia do księgarni albo sprzedajesz ją na spotkaniach, jest publikacją udostępnianą publicznie i obowiązek wraca. W sprawach granicznych zapytaj Bibliotekę Narodową: eo@bn.org.pl, tel. 22 608 22 81.
Nakład 100 czy 101
Próg jest ostry. Przy nakładzie 100 oddajesz 2 egzemplarze i do sprzedaży zostaje 98. Przy nakładzie 101 oddajesz 17 i zostaje 84. Planując nakład tuż nad setką, licz egzemplarze obowiązkowe jako koszt, tak samo jak egzemplarze autorskie i recenzenckie.
Nakład ustawiasz w konfiguratorze od 10 egzemplarzy, a jak go dobrać do planów sprzedaży, piszemy w poradniku o nakładzie. Przepisy nie mówią wprost, czy późniejszy dodruk zmienia liczbę egzemplarzy należnych za pierwszy nakład. Jeśli planujesz start od 100 sztuk i dodruki, zapytaj o to Bibliotekę Narodową przed wysyłką.
Co grozi za niewysłanie
Kto uchyla się od przekazania egzemplarza obowiązkowego, podlega karze grzywny (art. 8 ust. 1 ustawy). Orzeka się ją w trybie przepisów o postępowaniu w sprawach o wykroczenia. Grzywna za wykroczenie wynosi od 20 do 5000 zł (art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń).
Czy przepisy się zmieniły
Ustawę ostatnio zmieniono w 2017 roku. Według stanu na 21 września 2026 roku w Dzienniku Ustaw nie ogłoszono nowelizacji ani nowego rozporządzenia z listą bibliotek, więc liczby i terminy z tego wpisu obowiązują. Adresy przed wysyłką sprawdź jeszcze na stronie BN, bo to tam pojawiają się zmiany.
